Evenementenbureau: laat zien wat je organiseerde en wat het kostte, dan komt de aanvraag

Een office manager die een personeelsfeest voor 80 mensen moet regelen, weet meestal niet waar te beginnen. Ze zoekt “bedrijfsfeest organiseren Utrecht” of “teamuitje 50 personen”, bekijkt een paar sites, en vraagt offerte bij het bureau dat haar laat zien wat er mogelijk is, wat het ongeveer kost, en wat zij daarna nog zelf moet doen (liefst niets). Sites vol met “wij creëren onvergetelijke belevingen” helpen haar niet; concrete voorbeelden wel.

Per soort evenement een pagina

Bedrijfsfeest, teamuitje, jubileum, congres of seminar, productlancering, personeelsdag, kerstborrel, open dag. Elk is een andere zoekopdracht, een andere opdrachtgever en een ander budget. Per soort een pagina met wat je organiseerde, foto’s, een voorbeeldprogramma en een prijsindicatie.

Foto’s van echte evenementen

Geen stockfoto’s van confetti. Jouw evenementen, met echte gasten, de locatie, de catering, het podium. Met per evenement drie zinnen: voor wie, hoeveel gasten, wat was de vraag, wat regelde je. Zonder klantnaam als dat moet, maar wel met de omvang.

Prijs per persoon of per pakket

“Personeelsfeest 80 gasten, inclusief locatie, catering, dj en techniek: vanaf € 95 per persoon.” “Teamuitje middag met activiteit en borrel: vanaf € 65 per persoon.” Een richtprijs schrikt niet af; het ontbreken ervan wel. Opdrachtgevers moeten intern een budget verdedigen en willen weten of jij daarin past.

Wat regel jij, wat doen zij

De grootste angst van een opdrachtgever is dat ze er alsnog veel werk aan heeft. Een lijst: locatie, catering, techniek, entertainment, uitnodigingen, vergunningen, aankleding, op- en afbouw, draaiboek, aanwezig op de dag zelf. En eerlijk wat je van hen nodig hebt: datum, aantal, budget, drie keuzemomenten.

Het aanvraagformulier

Datum (of periode), aantal gasten, soort evenement, locatie of regio, budgetrange, en een vrij veld. Met die zes velden kun je een voorstel maken zonder eerst drie mails heen en weer te sturen.

Referenties per soort opdrachtgever

Een zorginstelling herkent zich in een andere referentie dan een tech-bedrijf of een gemeente. Groepeer je referenties op soort opdrachtgever en omvang.

Werkgebied en locaties

Noem de regio’s waar je werkt en de soorten locaties die je kent: “Wij organiseren in Amsterdam, Utrecht en de rest van de Randstad en kennen de locaties.” Lokale kennis van locaties is een verkoopargument.

Wat het kost

Basis € 1.250 plus € 45 per maand (tot 6 pagina’s), Vindbaar € 2.450 plus € 145 per maand (tot 12 pagina’s, met een pagina per soort evenement en maandelijkse artikelen). Exclusief btw, live in zeven werkdagen.

Beginnen

Tel de prijzen en de echte foto’s op je huidige site. Vraag een gratis website-check aan, of bekijk wat we voor evenementenbureaus bouwen.